Mais do que softwares operacionais, os dados passaram a orientar decisões estratégicas: expansão ou redução de áreas, mudanças de layout, redesign dos ambientes e até realocação de escritórios. “O escritório passa a funcionar como um hub de hospitalidade, concentrando múltiplas funcionalidades ligadas à jornada do usuário”, afirma Verdi. 

Nesse cenário, ganha força o conceito de Activity Based Working (ABW), que defende que o modelo de trabalho deve ser estruturado a partir da natureza das atividades. São as tarefas que definem quem utiliza um espaço, por que ele é necessário e como deve ser configurado. “Não faz mais sentido buscar uma relação próxima de 1:1 entre mesas e colaboradores. O espaço precisa refletir a dinâmica real de trabalho”, destaca Pimentel. 

Enquanto muitas empresas ainda associam tecnologia a sistemas de reserva, Pimentel diferencia agendamento de gestão. Para ele, o futuro está em plataformas que entendem o uso real dos ambientes sem exigir ações constantes dos usuários. “É a leitura passiva da ocupação que permite decisões mais precisas, reduz desperdícios e orienta reformas de forma preditiva, e não apenas reativa.” 

Além disso, essa inteligência impacta diretamente custos operacionais. Entre os ganhos estão a redução do consumo de energia, especialmente com ar-condicionado em áreas pouco utilizadas, maior eficiência em contratos de limpeza e manutenção, menor desgaste de mobiliário e até a diminuição de chamados internos relacionados a conforto térmico, ruído e qualidade do ar. 

Outro ponto essencial é a experiência do colaborador, que busca bem-estar, engajamento e produtividade. “O colaborador só quer conseguir executar seu trabalho com conforto, tranquilidade e os recursos necessários”, afirma Verdi. 

Para Pimentel, essa experiência começa no básico. “Não existe engajamento se o espaço gera fricção todos os dias.” Ele reforça que conforto térmico, ruído, qualidade do ar e coerência entre expectativa e entrega são pré-requisitos para qualquer narrativa de bem-estar e produtividade. 

“Imagino que a ida ao escritório terá uma rotina cada vez mais clara: você saberá por que está indo, com quem vai falar e o que vai fazer”, finaliza Verdi.