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Embora o aluguel represente a maior parte do custo de ocupação, as outras despesas pesam nas finanças. Segundo Márcio Kawashima, sócio-diretor da FMR Engenharia Diagnóstica, empresa especializada em laudos diagnósticos e perícias imobiliárias, o custo de ocupação pode ser dividido em duas categorias: diretos e indiretos.

“Nos custos diretos entram itens como aluguel, condomínio, impostos, taxas, energia elétrica, água, esgoto, telecomunicações, limpeza e segurança. Já os indiretos englobam manutenção preventiva, corretiva e preditiva, gestão de espaço, despesas administrativas e seguros”, explica Kawashima.

Essa divisão, segundo ele, permite uma compreensão mais ampla dos elementos que impactam o orçamento com imóveis — para além do que é negociado contratualmente com o proprietário.

Para Igor Reginato, diretor da Colliers, também é importante considerar o custo operacional total da ocupação:

“Devem ser ponderados também os custos de adaptações, manutenção e operação de modo geral. Não apenas os ligados diretamente ao imóvel, mas os relacionados ao funcionamento da empresa naquele local. Um espaço mais bem localizado tende a ter não só aluguel e condomínio mais altos, mas um contexto operacional mais custoso”, afirma.

Márcio Kawashima também esclarece as responsabilidades de cada parte na ocupação de um imóvel corporativo.

“A responsabilidade do proprietário é arcar com os custos de investimento e zelar pela integridade do imóvel como um todo. Já a manutenção rotineira é de responsabilidade do inquilino. A partir do momento em que o imóvel é ocupado, é feito um checklist do estado de conservação, acompanhado de um laudo técnico — um registro formal das condições da unidade. A partir daí, cabe ao inquilino realizar as manutenções e revisões necessárias”, explica.

Segundo ele, em casos de deteriorações mais severas, que demandem investimentos maiores e que não tenham sido causadas por mau uso, a responsabilidade recai novamente sobre o proprietário.

Boa parte desses custos pode ser controlada — ou ao menos prevista. A manutenção preventiva, segundo Kawashima, é uma das principais estratégias para evitar despesas inesperadas:

“É fundamental realizar uma análise preventiva anual. Isso ajuda a manter a integridade do imóvel e permite elaborar um orçamento mais preciso para o ano seguinte. Com planejamento, o risco de surpresas financeiras ao longo do ano diminui consideravelmente.”

Reginato complementa que a falta de planejamento de longo prazo é um erro comum entre empresas:

“Um ponto crucial é a motivação pela qual a mudança de sede está ocorrendo, bem como o planejamento do novo espaço — tanto em termos de tamanho quanto de propósito. Esses fatores precisam ser discutidos com antecedência. Deixar tudo para a última hora compromete todo o processo, e a chance de êxito diminui drasticamente.”

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